En este post te compartiré las 5 llaves de un buen sistema de administración, que he descubierto a lo largo de mi vida como administradora.
Administrar es la mejor oportunidad de ayudar a otros a convertirse en mejores personas.
Los quiero invitar a un viaje en el tiempo para compartirles mis recuerdos y lo que hoy me tiene entre ustedes “Mi alma de administradora”.
Érase una vez…
Una niña de aproximadamente 5 años, que se dedicaba a poner orden en todo lo que caía en sus manos, bloques, colores, muñecas, etc.
Una niña que cumplía cada instrucción que se le daba hasta finalizar la tarea encargada.
Una niña que tenía la habilidad de tomar una fotografía mental de cada hoja de un cuestionario, cada párrafo en un libro, de recordar cada detalle, cumpleaños, fechas, datos, y claro cada número.
¡Ojo! Cuando me digas algo, seguro me acordaré.
A esa edad, el dinero que me daban para comprar las tortillas, se aplicaba en 95% para las tortillas, 5% para comprar las estampas de mi álbum favorito de ositos.
Ahí descubrí la administración por objetivos y el aprovechamiento de recursos.
Fui la más aplicada e inteligente de mi clase.
Mis maestros de preparatoria notaron mi facilidad con las matemáticas, aseguraron que sería una maravillosa Ingeniera, pero yo estaba convencida, la administración era lo mío.
Trabajo desde los 12 años, a esa edad solo se puede ser “mensajera” y en los ratos libres empecé a conocer las hojas tabulares, los cargos y los abonos.
Planeaba y proyectaba casi todo lo que deseaba, tiempos, recursos y esfuerzos, era muy común que mi respuesta fuera “ya lo había pensado así”.
Estudié la carrera de “Programador analista” y con ello me familiaricé con los procesos.
Trabajar y estudiar era una rutina fácil porque ambas me llevaban a una fuente de conocimiento.
En el trabajo aprendí:
- A hacer las cosas de una manera óptima con los recursos necesarios.
- Aprendí de bolsas de valores, de rendimientos y tasas de interés.
- De fletes de importaciones.
- De conciliaciones bancarias.
- Inclusive acerca de manejo de personal.
Hasta que llegó la maternidad y como a muchas mujeres en México, me corrieron por haberme embarazado.
Tuve que esperar año y medio en casa, para regresar al mercado laboral.
Comenzando a conseguir la tranquilidad con la administración
Un día encontré un mensaje en una caseta telefónica: ¡Oportunidad! Se busca recepcionista. ¡No ventas!
Cuando encontré este anuncio ya contaba con 21 años y fue el portal que me llevó al trabajo que marco mi vida, era una empresa constructora que fue mi casa, mi objetivo y mi refugio.
Empecé en la recepción durante 6 meses y conseguí que me duplicarán mi sueldo.
Después fui la secretaria de la Dirección General.
Tres años después logré la Gerencia de compras, encargada de comprar materiales en la ferretería de la esquina, hasta comprar pisos en Miami y Europa.
También después conseguí la Jefatura de oficina y Tesorería.
Y al final logré la Gerencia de Administración y finanzas, ¡Mi mero mole! Aunque las condiciones no fueran las óptimas, aprendí a tomar decisiones de manera efectiva y eficaz, eran cosas de todos los días, para mí todo tenía que salir perfecto.
Duré 22 años en la empresa, en aquellos tiempos hubo muchos cambios, ya tenía 3 hijos.
Soy de la idea de que los cambios de rumbo son antecedidos de un suceso importante.
Sufrí una pérdida que me sacudió a mí y a mi familia.
Hice un balance de dónde estaba y hacia dónde quería ir.
Estaba en un entorno que ya no me llenaba y con depresión.
Había mañanas que la rutina imperaba y llegué a la conclusión de que el tipo de cambio: vida personal versus vida profesional, era desigual y yo salía perdiendo.
Una mañana di un salto al vacío y dejé lo que para mí era mi zona de confort y aunque no lo sabía todavía, la primera versión de mi empresa estaba comenzando a nacer.
El trabajo de reconstrucción de Jhaneth empezaba, necesitaba regresar al mundo laboral, pero con condiciones diferentes.
Me di cuenta de que tenía en la mano un producto que nadie tenía: yo misma y que podía aprovechar mi experiencia.
Detecté que había muchos emprendedores y pequeñas empresas con desorden administrativo y yo era el punto de referencia para muchas personas que querían solucionar un problema y no sabían cómo, donde literalmente yo los ayudo a resolverlo todo.
Mi empresa Solucionando.mx nace con la finalidad de ayudar a que el camino que les acabo de platicar sea mucho más sencillo.
En todo este tiempo, encontré claves que me han ayudado no solo a vivir con Administración, sino a vivir de la Administración.
Las 5 llaves de una buena administración.
Estas son las llaves que me han abierto muchas puertas, pero sobre todo me han ayudado a conseguir la tranquilidad en mi empresa y en las de mis clientes, te las comparto:
Llave 1. Proyecta.- Decretar y piensa fijamente lo que quieres. Pregúntate:
- ¿Dónde estás?
- ¿Dónde quieres llegar?
- La ruta por el momento es lo de menos.
- ¿Ya identificaste el punto de partida y el de destino?
¡Pon un punto “A” y un punto “B” que sean claros! Funciona como el Waze, le tienes que decir dónde estás y a dónde quieres llegar.
Ponle un nombre al proyecto, bautízalo, que tengas un nombre del que encariñarte y un punto de enfoque.
Llave 2. Planea.- contesta las preguntas:
- ¿Qué vas a hacer?
- ¿Cuándo?
- ¿Cómo?
- ¿Con qué?
- ¿En qué tiempos?
- ¿Qué necesitas?
- ¿Con qué estructura?
- ¿Cuánto cuesta?
Escríbelo tan detallado como te sea posible.
Llave 3. Organízate.- Usa las respuestas anteriores como piezas de un rompecabezas, que se tienen que ordenar, primero las piezas de las orillas, las de las esquinas, las de colores, y ponle nombre a cada pieza.
¡Ordena todo! Y si te faltan piezas regresa al punto 2, y plantea nuevas preguntas. Investiga, porque a mayor información, menor el riesgo de error.
Llave 4.- Ponle Acción, impulsa, coordina y vigila cada acción que debas de realizar o que deba de realizar tu equipo, en Administración decimos que:
“Instrucción no revisada se queda en el camino”
Y eso es lo que no queremos.
¡Cuántas veces hemos pedido que se haga una tarea, y sorpresa, dos semanas después no se hizo, porque no supervisamos! Y esa es la quinta llave: Supervisa.
Nunca aceptes un NO por respuesta, porque si ya lo proyectaste, seguro hay una vía para conseguirlo.
Y para ello la evaluación y el control serán de mucha ayuda, hacer evaluaciones cortas y poner controles que nos lleven a saber:
- Que vamos a buen puerto.
- Que el objetivo no se ha movido.
- Que los pasos que hemos dado han sido firmes.
Es mucho más efectivo hacer evaluaciones cortas y periódicas, que hacer evaluaciones a largo plazo, porque seguro ahí ya se movió el objetivo o cambió la motivación.
En el viaje encontrarás algún contratiempo o evento que no tenías contemplado, pero:
Si el objetivo es claro, tienes un porcentaje muy alto de probabilidades de poderlo conseguir.
Si ya empezó la lluvia de ideas en tu cabeza de proyectos que has dejado guardados, por no tener algún recurso.
Te invito a que con estas 5 llaves lo retomes, toma una hoja de papel o tu computadora, y te acuerdes del acrónimo PPOPS, como hacen las palomitas.
- Proyecta.
- Planea.
- Organiza.
- Pon Acción.
- Supervisa.
Si el proyecto ya existe y hoy se llama por ejemplo:
- Shanset.
- Enfoque integral.
- Treviño TI.
- Café Artesanal México.
Sin importar si el nombre o antigüedad de tu empresa o emprendimiento aplica las mismas 5 llaves.
Al hacer esta revisión, se llevarán sorpresas, seguro habrá puntos que afinar y muy probablemente metas nuevas que conseguir.
Hoy para mí la respuesta a la pregunta de:
¿Qué harías si tuvieras resuelta tu vida económica?
Es muy sencilla: Ayudar a las personas a solucionar sus problemas haciendo lo que mejor sé hacer… administrar.
Como empresarios nos encontramos no solo con la falta de algún recurso, sino con las necesidades de terceros, un mercado cambiante, esto implica llevar un control de todo y de cada detalle.
Por esta razón Solucionando.mx, otorgará a la comunidad BWEB y del Networking MOVE y un diagnóstico administrativo con el 50% de descuento:
Incluye:
- Asesoría fiscal.
- Implementación de formatos para control.
- Evaluación de los formatos o controles existentes en tu empresa.
- Interpretación de resultados.
- Acciones a seguir.
Este 50% de descuento solo estará disponible, para las personas que me escriban a través de mi perfil BWEB.
OJO: esto puede ser un descuento o una comisión si me referencias a alguien.
Haz de una herramienta diaria, para que cada uno de tus proyectos, puedas a decir:
¡Es una realidad y un éxito!
Autor del post: Jhaneth Dorantes Dorantes
Apoyo editorial: Daniel Planas Zamora